Stel je voor: Je hebt gesolliciteerd. Na verloop van tijd krijg je die ene belangrijke e-mail. Je krijgt een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek. Gefeliciteerd! Maar wat nu? Hoe moet je reageren op een reactie voor een sollicitatiegesprek? Wanneer je deze afspraak gaat bevestigen, doe je dat dan informeel of formeel? Hoe kan je jezelf hierin onderscheiden, maar toch professioneel overkomen? In deze blog leer je hoe je een afspraak kunt bevestigen per e-mail, met bijbehorende voorbeelden.
In dit artikel vind je:
Zo moet je reageren
Als je een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek ontvangt, is het belangrijk om je best te laten zien. Het eerste contact toont je persoonlijkheid en communicatieve vaardigheden. Het is niet nodig om de uitnodiging te bevestigen, maar het wordt aanbevolen om deze te bevestigen.
Bevestig dat de afspraak een professional is. Zo maak je de juiste indruk en laat je zien dat je gepassioneerd bent. Dit is erg belangrijk omdat je maar één keer een eerste indruk kunt maken. Als de eerste indruk slecht is, is het moeilijk om dit beeld te veranderen. Daarnaast krijg je door te reageren op de interview uitnodiging ook een indruk van hoe de organisatie communiceert.
Opzet van de mail
De gemiddelde reactie op reacties op uitnodigingen voor een sollicitatiegesprek is “wat blij, tot dan.” Dit is correct, maar het maakt je niet anders. Op deze manier wordt u niet snel herinnerd. Je kunt je onderscheiden door positief, professioneel en / of energiek te reageren. Dit komt omdat je je bedankt voor de uitnodiging en er tevreden mee bent.
Er is geen standaard van dankbaarheid voor het accepteren van een interview. Een bepaalde structuur komt echter tot uiting in de interviews bevestiging. In de bevestigingsmail bedank je de organisatie voor de aanmelding, bevestig je de datum, tijd en locatie (optioneel) en sluit je deze goed af.
Daarnaast kun je ook vragen naar zaken die kunnen worden voorbereid en of ze voldoende informatie hebben (optioneel). Op deze manier kunt u laten zien dat u vriendelijk bent en bereid bent om te leren.In deze volgorde is het mogelijk om te reageren op een reactie van je sollicitatie.
Voorbeeld
Er zijn verschillende manieren om een sollicitatiegesprek te bevestigen. Bellen voor de bevestiging voor de uitnodiging van het sollicitatiegesprek heeft niet de voorkeur. Een afspraak bevestigen per mail wel. De contactpersoon kan op deze manier zelf bepalen wanneer ze deze mail leest.
Wanneer je telefonisch bent gebeld is het raadzaam om de afspraak nogmaals te bevestigen per mail. In de meeste gevallen ontvang je na het telefonisch gesprek een schriftelijke bevestiging. In deze uitnodiging kan je jouw aanwezigheid bevestigen. Krijg je deze niet? Dan kan je ook zelf een e-mail naar de contactpersoon sturen. Zie onderstaand voor een voorbeeld van een uitnodigingsmail voor een sollicitatiegesprek.
Geachte [naam contactpersoon],
Hartelijk dank voor de uitnodiging voor het sollicitatiegesprek / bedankt voor de uitnodiging.
Hierbij wil ik de afspraak op [datum] om [tijdstip] bevestigen.
Ik verheug mij erop om u in een persoonlijk gesprek te overtuigen van mijn vaardigheden voor de functie als [titel functie] en kijk uit naar het gesprek.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
Tweede sollicitatiegesprek bevestigen
Stel dat u een uitnodiging heeft ontvangen voor het tweede gesprek. Hoe moet je reageren? Evenzo is er geen standaard voor respons. De volgende uitnodiging om te bevestigen dat het tweede interview slechts een voorbeeld is.
Geachte [naam contactpersoon],
Hartelijk dank voor de uitnodiging voor het tweede sollicitatiegesprek / bedankt voor de uitnodiging.
Hierbij wil ik de afspraak op [datum] om [tijdstip] bevestigen.
Ik kijk uit naar ons tweede gesprek.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
De aandachtspunten
Wanneer je een reactie geeft op de uitnodiging van het sollicitatiegesprek zijn er enkele aandachtspunten waar je rekening mee moet houden, zoals:
- Schrijf kort en bondig. De reactie voor de uitnodiging van het sollicitatiegesprek moet niet te lang zijn.
- Voorkom spellingsfouten. Ben je niet zo zeker van je zaak? Laat de mail eerst door iemand anders controleren, voordat je de afspraak formeel wilt bevestigen.
- Let erop dat de structuur van je bevestigingsmail overzichtelijk is.
- Gebruik een assertieve toonzetting. Vermijd twijfelachtige woorden.
Informeel en formeel
Het is belangrijk om oprecht te zijn en hen te laten weten dat u uitkijkt naar het interview. Hoe u zegt dat het persoonlijk is, hangt af van het bedrijf. Sommige aanvragers hebben meer details verstrekt in hun bevestigingsmails. Hierdoor kunnen werkgevers uw foto’s sneller weergeven. Hoe u kunt bevestigen dat de afspraak persoonlijk is, is in sommige gevallen informeel. In andere gevallen is het formeel. In de meeste gevallen wordt een formele toon gekozen.
Annuleren of verzetten
Heb je een interview uitnodiging ontvangen, maar kon je onverwachts verhinderd zijn? Of realiseer je je dat deze baan niets voor jou is. Laat het ons dan telefonisch weten. Bedank de andere partij voor de uitnodiging, bied je excuses aan en geef relevante redenen.
Als u dit op een beleefde en professionele manier doet, kunt u de uitnodiging voor een sollicitatiegesprek over het algemeen afwijzen. Op deze manier sluit u niet alleen de applicatie af.
Ook zal men meer begrip hebben bij het vroegtijdig annuleren van de sollicitatie. Deze tips helpen je bij het afzeggen/annuleren van je sollicitatiegesprek, zoals:
- Probeer zo vroeg mogelijk aan te geven dat je verhinderd bent of dat je het gesprek wilt annuleren. Hoe langer je wacht, hoe meer frustratie er zal ontstaan bij de werkgever.
- Neem telefonisch contact op. Op deze manier weet je zeker dat je bericht aan komt en kun je jouw situatie toelichten. Dit komt telefonisch vaak beter over dan schriftelijk.
- Excuseer je voor het ongemak en toon begrip. Zelfs wanneer je geen invloed hebt op de situatie is het toch netjes om je excuses aan te bieden. Dit staat professional en toont empathie.
- Plan bij interesse direct een nieuwe afspraak in. Geef aan dat je interesse hebt in de functie en kijk naar een alternatief. Door na het telefoongesprek een bevestigingsmail te sturen, geef je aan dat je wel degelijk interesse hebt in de functie.
- Wees eerlijk over de situatie. Reageer niet vanuit angst of omdat je bang bent voor teleurstellingen. Het verzwijgen van de echte oorzaak kan averechts werken.
Veelgestelde vragen
Klik hier voor meer informatie.
Klik hier voor meer informatie.
Klik hier voor meer informatie.